Als facilitair verantwoordelijke of ondernemer wil je dat medewerkers en gasten genieten van goede koffie en andere dranken op de werkvloer. Tegelijk wil je niet uren kwijt zijn aan het vergelijken van leveranciers, het regelen van onderhoud en het bijhouden van voorraden. Bij Gaasbeek zorgen wij voor een complete werkplekdrank service die jou als klein bedrijf volledig ontzorgt.
In deze gids lees je alles over werkplekdrank voor kleine bedrijven in 2026. Van het kiezen van de juiste koffiemachine tot onderhoud en storingsservice. Na het lezen weet je precies wat je nodig hebt en hoe je jouw kantoor of werkplaats voorziet van verse koffie, thee en andere dranken.
Werkplekdrank service is de totaaloplossing voor alle dranken op jouw werkplek. Denk aan koffie, thee, cacao, water en frisdrank. Een goede werkplekdrank service regelt niet alleen de levering van deze dranken, maar ook de machines, het onderhoud en de storingsservice.
Voor kleine bedrijven met 5 tot 50 medewerkers is dit extra belangrijk. Je hebt vaak geen aparte facilitaire afdeling die zich hiermee bezighoudt. Toch verwachten medewerkers en bezoekers goede koffie. Met de juiste partner hoef je hier zelf geen tijd aan te besteden.
Goede koffie draagt bij aan de werksfeer. Medewerkers voelen zich gewaardeerd en bezoekers krijgen een positieve eerste indruk van jouw bedrijf. Een warme kop koffie maakt gesprekken makkelijker en pauzes aangenamer.
Er zijn verschillende soorten zakelijke koffiemachines die passen bij kleine bedrijven. De keuze hangt af van hoeveel koffie jullie drinken, welke koffiesoorten gewenst zijn en hoeveel ruimte je hebt.
Een espressobonen machine maakt koffie van vers gemalen bonen. Dit geeft de beste smaak en een echte koffiebeleving. Voor kleine kantoren zijn er compacte modellen die perfect passen in een pantry of ontvangstruimte.
Deze machines zijn geschikt voor teams van 5 tot 30 personen. Ze maken espresso, americano, cappuccino en latte macchiato. De bonen worden per kopje gemalen, waardoor elke koffie vers is.
Cafitesse is een systeem waarbij koffie-extract in diepgevroren vorm wordt geleverd. De koffie behoudt hierdoor maximaal zijn smaak en aroma. Je zet er snel grote hoeveelheden koffie van constante kwaliteit mee.
Dit type machine is ideaal voor omgevingen waar veel koffie gedronken wordt, zoals vergaderlocaties of kantoren met veel bezoekers. De koffie is binnen enkele seconden klaar.
Fresh brew betekent dat de koffie wordt gezet van versgemalen bonen, net als bij een traditioneel koffiezetapparaat. Het verschil is dat een fresh brew automaat dit volledig automatisch doet.
Deze machines combineren gebruiksgemak met goede koffiekwaliteit. Ze zijn geschikt voor kantoren waar zwarte koffie populair is en waar je een groter volume wilt zetten.
Het kiezen van de juiste koffiemachine begint met een paar simpele vragen. Hoeveel medewerkers drinken koffie? Welke koffiesoorten zijn gewenst? En hoeveel ruimte heb je beschikbaar?
Tel hoeveel medewerkers dagelijks koffie drinken en vermenigvuldig dit met het gemiddelde aantal koppen. De meeste kantoormedewerkers drinken 2 tot 4 koppen per dag. Dit geeft je een indicatie van de benodigde capaciteit.
Een klein kantoor met 10 medewerkers heeft bijvoorbeeld een machine nodig die 40 tot 80 koppen per dag aankan. Kies een machine met wat extra capaciteit voor bezoekers en drukke dagen.
Wil je alleen zwarte koffie aanbieden, of ook cappuccino en latte macchiato? Voor melkkoffie heb je een machine nodig met een melksysteem. Dit kan melkpoeder zijn, maar verse melk geeft de beste kwaliteit.
Heb je collega's die graag cacao of thee drinken? Sommige machines kunnen dit ook bereiden. Bespreek de wensen met je team voordat je een keuze maakt.
Meet de plek waar de machine komt te staan. Houd rekening met aansluitingen voor water en stroom. Een compacte machine past vaak op een aanrechtblad, terwijl grotere machines een onderkast nodig hebben.
Vergeet niet dat er ruimte nodig is voor het bijvullen van bonen, water en melk. Ook moet je bij de machine kunnen voor schoonmaak en onderhoud.
Een goede werkplekdrank oplossing gaat verder dan alleen een koffiemachine. Je hebt ook ingrediënten, accessoires en service nodig. Gaasbeek levert alles wat je nodig hebt, zodat je zelf nergens naar om hoeft te kijken.
Naast koffie zijn er nog meer ingrediënten die je nodig hebt. Denk aan melk of melktopping, suiker, cacao en thee. Een complete leverancier heeft dit allemaal in het assortiment.
Bij het kiezen van koffie kun je letten op smaakvoorkeuren en duurzaamheid. Er zijn Fairtrade, Rainforest Alliance en CO2-neutrale opties beschikbaar. Zo maak je een bewuste keuze die past bij de waarden van jouw bedrijf.
Voor een nette koffieplek heb je ook bekers, roerstaafjes en servetten nodig. Koffiebekers zijn er in verschillende maten en materialen. Van wegwerpbekers tot herbruikbare mokken.
Schoonmaakartikelen zijn nodig om de machine goed te onderhouden. Denk aan reinigingstabletten, spoelproducten en doekjes. Met de juiste producten blijft de machine hygiënisch en gaat deze langer mee.
Een koffiemachine is een apparaat dat dagelijks intensief wordt gebruikt. Goed onderhoud zorgt ervoor dat de koffie lekker blijft smaken en dat de machine lang meegaat. Verwaarlozing leidt tot smaakproblemen en storingen.
Het dagelijks onderhoud doe je zelf. Dit omvat het spoelen van de machine, het legen van de koffiedrab-bak en het schoonmaken van het melksysteem. De meeste machines geven aan wanneer deze handelingen nodig zijn.
Bij machines met verse melk is dagelijks spoelen extra belangrijk. Melkresten kunnen gaan bederven en invloed hebben op de smaak. Het kost maar een paar minuten en maakt een groot verschil.
Naast het dagelijks onderhoud is er jaarlijks professioneel onderhoud nodig. Hierbij wordt de machine grondig schoongemaakt, gecontroleerd en afgesteld. Onderdelen die slijten worden preventief vervangen.
Bij Gaasbeek is dit onderhoud inbegrepen in het All-In servicepakket. De monteur komt langs, controleert de machine en zorgt dat alles weer optimaal werkt. Zo voorkom je storingen en blijft de koffiekwaliteit constant.
Kalk in het water is een grote vijand van koffiemachines. Een waterfilter voorkomt kalkaanslag en zorgt voor betere smaak. Dit filter moet jaarlijks worden vervangen om goed te blijven werken.
Met een Brita-waterfilter wordt het water gezuiverd voordat het de machine ingaat. Dit verlengt de levensduur van de machine en vermindert de kans op storingen door kalkaanslag.
Storingen komen altijd ongelegen. Een goede storingsservice zorgt ervoor dat je snel weer koffie hebt. Dit begint met een bereikbare helpdesk en eindigt met een monteur die het probleem oplost.
Veel storingen zijn op afstand op te lossen. Een medewerker van de helpdesk kan je door een reset leiden of uitleggen hoe je een verstopping verhelpt. Dit bespaart tijd en kosten.
Bij Gaasbeek kun je storingen melden via telefoon, WhatsApp, e-mail of het webshopaccount. De helpdesk is bereikbaar op werkdagen van 08:00 tot 17:00 uur. Vaak is het probleem binnen enkele minuten opgelost.
Lukt het niet om de storing op afstand te verhelpen? Dan komt er een monteur langs. Het streven is om dit binnen 24 uur op werkdagen te doen. De monteur heeft de meest voorkomende onderdelen bij zich.
Kan de storing niet direct worden opgelost? Dan krijg je een vervangende machine. Zo zit je nooit zonder koffie, ook niet tijdens een complexe reparatie. Dit is onderdeel van de servicepakketten.
Veel kleine bedrijven hebben te maken met meerdere leveranciers. Eén voor de machine, één voor de koffie, één voor het onderhoud. Dit kost tijd en zorgt voor onduidelijkheid bij problemen.
Bij een totaalleverancier regel je alles via één aanspreekpunt. De machine, de ingrediënten, de accessoires en de service. Je hebt één contactpersoon die je situatie kent en snel kan schakelen.
Dit maakt communicatie eenvoudiger. Bij een storing hoef je niet te zoeken wie verantwoordelijk is. Je belt één nummer en het probleem wordt opgepakt. Gaasbeek hanteert dit model als familiebedrijf met jarenlange ervaring.
Met een webshopaccount kun je eenvoudig ingrediënten en accessoires bestellen. Je ziet direct de prijzen, kunt herhaalorders plaatsen en houdt overzicht over je bestellingen.
Bestel je voor 15:00 uur? Dan wordt de bestelling de volgende werkdag geleverd. Bij bestellingen boven een bepaald bedrag is de bezorging gratis. Zo hoef je nooit zonder koffie te zitten.
Steeds meer bedrijven vinden duurzaamheid belangrijk. Ook bij werkplekdrank kun je bewuste keuzes maken. Van de koffie die je kiest tot de bekers die je gebruikt.
Er zijn verschillende keurmerken voor duurzame koffie. Fairtrade garandeert een eerlijke prijs voor koffieboeren. Rainforest Alliance focust op milieuvriendelijke teelt. CO2-neutrale koffie compenseert de uitstoot.
Bij Gaasbeek zijn er koffiesoorten met deze keurmerken beschikbaar. Je kunt kiezen voor een blend die past bij de waarden van jouw organisatie. Zo draag je bij aan een betere wereld.
Wegwerpbekers zorgen voor veel afval. Een alternatief is het gebruik van mokken of herbruikbare bekers. Sommige bedrijven kiezen voor composteerbare bekers als wegwerp toch nodig is.
Ook de verpakkingen van koffie en andere ingrediënten spelen een rol. Grotere verpakkingen zorgen voor minder afval per kopje. En sommige leveranciers nemen lege verpakkingen retour voor recycling.
De kosten van werkplekdrank hangen af van verschillende factoren. Het type machine, de gekozen ingrediënten en het servicepakket bepalen samen de totale kosten.
Je kunt een koffiemachine kopen of leasen. Bij kopen betaal je eenmalig een hoger bedrag. Bij leasen betaal je een maandelijks bedrag over een periode van meestal vijf jaar.
Leasen heeft voordelen voor kleine bedrijven. De investering is gespreid, je hebt altijd een actuele machine en service is vaak inbegrepen. Bij koffiemachine leasen krijg je bij Gaasbeek automatisch All-In Service.
De kosten voor koffie en andere ingrediënten hangen af van het verbruik. Een kantoor met tien medewerkers die elk drie koppen koffie per dag drinken, verbruikt ongeveer 3 kilo koffiebonen per maand.
De prijs per kop hangt af van het type koffie en de machine. Espressobonen machines gebruiken 7 tot 10 gram bonen per kopje. Cafitesse-systemen zijn vaak voordeliger bij hoog volume.
Bij het Standaard servicepakket zijn arbeidskosten en voorrijkosten inbegrepen, maar onderdelen niet. Bij het All-In servicepakket is alles inbegrepen: onderdelen, preventief onderhoud en waterfilters.
De maandelijkse kosten voor All-In service zijn afgestemd op het type machine en het verwachte gebruik. Je weet vooraf precies waar je aan toe bent, zonder verrassingen bij storingen.
Een prettige koffiehoek nodigt uit tot een kort moment van rust. Met een paar simpele aanpassingen maak je van de koffieplek een fijne plek voor medewerkers en bezoekers.
Plaats de koffiemachine op een centrale plek die makkelijk bereikbaar is. Niet te dicht bij werkplekken, zodat gesprekken bij de koffie anderen niet storen. Een pantry of kantine is ideaal.
Zorg voor voldoende ruimte rondom de machine. Medewerkers moeten kunnen wachten zonder in de weg te staan. Een kleine tafel of bar naast de machine biedt plek om even te staan.
Een opgeruimde koffiehoek oogt professioneel en is prettiger in gebruik. Zorg voor voldoende opbergruimte voor bekers, suiker en melk. Een prullenbak in de buurt voorkomt rommel.
Maak afspraken over wie de koffiehoek bijhoudt. Dit kan roulerend, of je wijst iemand aan die verantwoordelijk is. Duidelijke afspraken zorgen ervoor dat het netjes blijft.
Bij het regelen van werkplekdrank worden vaak dezelfde fouten gemaakt. Door deze te kennen, kun je ze vermijden en meteen goed beginnen.
Een machine die net genoeg capaciteit heeft, raakt snel overbelast. Bij piekuren staan medewerkers te wachten. En de machine slijt sneller door intensief gebruik.
Kies een machine met wat overcapaciteit. Liever een machine die 100 koppen per dag aankan terwijl je er 60 gebruikt, dan andersom. Dit geeft ruimte voor groei en drukke dagen.
Het dagelijks onderhoud overslaan lijkt tijd te besparen, maar kost uiteindelijk meer. De machine gaat sneller kapot, de koffie smaakt minder en storingen komen vaker voor.
Plan het onderhoud in als vaste routine. Spreek af wie dit doet en wanneer. Met een paar minuten per dag houd je de machine in topconditie.
De goedkoopste optie is niet altijd de beste keuze. Kijk ook naar service, kwaliteit en gemak. Een duurdere machine met goede service kan uiteindelijk voordeliger zijn dan een goedkope zonder ondersteuning.
Vraag naar de totale kosten over vijf jaar. Inclusief onderhoud, onderdelen en ingrediënten. Zo vergelijk je appels met appels en neem je een weloverwogen beslissing.
Heb je meerdere vestigingen of werklocaties? Dan wil je overal dezelfde kwaliteit en service. Een leverancier die meerdere locaties kan bedienen, maakt dit eenvoudiger.
Maak centrale afspraken over het type machine, de ingrediënten en het serviceniveau. Zo weet elke locatie waar ze aan toe zijn en is de kwaliteit overal gelijk.
De uitvoering kan lokaal verschillen. Een kleine buitenlocatie heeft misschien een compactere machine nodig dan het hoofdkantoor. Stem dit af met je leverancier.
Met één leverancier voor alle locaties heb je overzicht. Je krijgt één factuur, één contactpersoon en één servicenummer. Dit vereenvoudigt de administratie en communicatie.
Gaasbeek bedient bedrijven door heel Nederland met eigen monteurs en bezorging. Of je nu één locatie hebt of meerdere, je krijgt dezelfde persoonlijke aanpak.
Werkplekdrank regelen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met de juiste partner heb je nergens omkijken naar. Je medewerkers genieten van lekkere koffie en jij kunt je richten op je werk.
Kies een leverancier die alles onder één dak heeft: machines, ingrediënten, onderhoud en service. Zo weet je dat alles goed op elkaar is afgestemd. Gaasbeek is sinds 1950 dé koffiespecialist voor bedrijven en het MKB.
Wil je weten welke werkplekdrank oplossing bij jouw bedrijf past? Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Wij denken graag met je mee en vinden de oplossing die bij jouw organisatie past.
Bij kopen betaal je eenmalig het volledige bedrag en ben je direct eigenaar. Bij leasen betaal je een maandelijks bedrag over een vaste periode, meestal vijf jaar. Gaasbeek biedt bij lease automatisch All-In Service met onderhoud en onderdelen inbegrepen.
Dit varieert per model. Compacte machines maken 40 tot 80 koppen per dag. Grotere machines halen 150 tot 300 koppen. Gaasbeek helpt je de juiste capaciteit te kiezen op basis van jouw teamgrootte.
Bij Gaasbeek streven we ernaar storingen binnen 24 uur op werkdagen te verhelpen. Vaak lost de helpdesk het telefonisch of via WhatsApp op. Lukt dit niet, dan komt een monteur langs.
Espressobonen geven de beste smaak voor cappuccino en latte. Voor veel zwarte koffie is Cafitesse of fresh brew geschikt. Gaasbeek adviseert je over de koffiesoort die past bij jullie voorkeuren en machinetype.
Ja, bij Gaasbeek bestel je naast koffie ook thee, cacao, suiker en melkproducten. Alles via dezelfde webshop en met dezelfde snelle levering. Bestel voor 15:00 uur en je bestelling is de volgende werkdag binnen.
Dagelijks onderhoud zoals spoelen doe je zelf. Jaarlijks komt een monteur langs voor professioneel onderhoud. Gaasbeek regelt dit automatisch bij het All-In servicepakket, zodat je er geen omkijken naar hebt.
